Assistante de Direction - Commune d'Arles H/F - 13

Poste rattaché au Directeur des Bâtiments et au Chef de Pôle

Assurer le secrétariat courant de la direction : accueil, gestion des appels (selon le degré d'urgence avec CR à la direction), traitement du courrier et des courriels ainsi que l'agenda.
Organiser et suivre les réunions : convocations, ordres du jour, rédaction et diffusion des comptes rendus.
Gérer la circulation de l'information au sein des services et avec les partenaires internes/externes.
Assurer la gestion administrative des dossiers : classement, archivage, mise à jour de documents, suivi des échéances.
Appuyer la direction dans la préparation et le suivi des dossiers administratifs, budgétaires ou techniques.
Participer à la gestion logistique : commandes de fournitures, organisation de déplacements, gestion des moyens matériels.
Contribuer à la préparation des éléments nécessaires à la prise de décision (tableaux de bord, synthèses, notes).
Suivi des effectifs, des formations et des absences en lien avec la DRH.
Appui à la gestion des marchés publics : préparation de pièces administratives, suivi des échéances.
Participation à la mise à jour des fiches de poste et à l'accueil des nouveaux arrivants.
Contribution à l'amélioration des outils et procédures internes : formalisation des bonnes pratiques, gestion documentaire.
Cette liste n'est pas exhaustive?: d'autres missions relevant du cadre d'emploi pourront être confiées à l'agent.
Assurer le secrétariat de la direction et du pôle
Assurer le traitement du courrier, l'archivage et des mails et agenda
Assurer le standard téléphonique le cas échéant
Suivi et mises à jour des tableaux de bords et outils dématérialisés
Scan des pièces techniques, envoi des bons de commande et mises à jour des D.O.E
Assurer le calendrier du Directeur et chef du chef de pôle, prise de rendez-vous et organisation de réunion
Assurer la continuité du service en l'absence du gestionnaire comptable