Assistante de Direction - Commune d'Arles H/F - 13

Poste rattaché au Directeur des évènements

Il/elle concourt principalement à assister le directeur des évènements dans la gestion administrative de la Direction des événements. Il/elle recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif de la Direction et peut être appelé(e), en cas de besoin, à remplacer le/la gestionnaire administrative ou comptable de la direction en cas d'absence ponctuelle.
Accueil téléphonique et physique
· Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
· Vérifier la validité des informations traitées
· Utiliser l'outil informatique et les logiciels métiers de la collectivité
· Gestion des congés du personnel de la direction des évènements
· Gestion de l'agenda du directeur et préparer les déplacements
· Gère et suit l'activité des équipes (déclaration des heures, suit le planning des activités)
· Élaboration et suivi du calendrier des évènements (guichet unique)
· Divers travaux de bureautique
· Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
· Gestion des commandes des équipements des agents et des fournitures de bureau de la régie technique
· Organiser le classement et l'archivage des dossiers (administratifs et manifestations)
· Gestion du process évènementiel en lien avec la gestionnaire administrative (suivi de la CME, rédaction des FO et/ou FT à la demande du Directeur)