Assistant Administratif H/F - Advance Emploi Pays D'aix

Description du poste:

Dans le cadre du développement de son activité, notre client, entreprise reconnue dans son secteur d'activité, recherche un(e) Assistant(e) Administratif(ve) pour son agence située à Arles.

Véritable relais administratif de l'agence, vous assurez le bon fonctionnement des activités administratives, commerciales, RH et comptables en lien avec le directeur d'agence, les services supports du siège et les clients.

Vos missions:
- Accueil et gestion administrative
- Assurer l'accueil physique et téléphonique de l'agence ;
- Gérer le standard téléphonique ;
- Assurer l'assistanat administratif du Directeur d'Agence ;
- Organiser et maintenir le classement numérique des documents administratifs.
- Gestion commerciale et relation clients
- Réceptionner les devis, commandes et demandes d'intervention des clients ;
- Effectuer le rapprochement des devis et des commandes ;
- Assurer la création et le suivi des contrats de maintenance ;
- Préparer certains devis et dossiers d'appels d'offres ;
- Demander la création des nouveaux comptes clients auprès du siège ;
- Garantir la traçabilité des demandes clients ;
- Assurer l'interface entre les clients, l'agence et les services supports.
- Administration des ventes et comptabilité
- Vérifier les éléments à facturer et effectuer les corrections nécessaires ;
- Émettre les factures dans le respect des délais ;
- Réceptionner, contrôler et traiter les rapports d'intervention ;

Ressources Humaines:
- Assurer le suivi administratif du personnel ;
- Être l'interlocuteur privilégié entre l'agence et le siège sur les sujets RH ;
- Gérer les dossiers du personnel, visites médicales, absences, intérim et feuilles d'heures ;
- Assurer le suivi administratif des intérimaires ;
- Organiser les formations des collaborateurs en lien avec la Direction ;
- Réaliser le reporting administratif et financier lié aux actions de formation.

Reporting et suivi d'activité:
- Compléter les tableaux de suivi des contrats de maintenance ;
- Assurer les reportings périodiques à destination des services supports (RH, comptabilité, etc.) ;
- Mettre à jour les documents administratifs sur les plateformes en ligne dédiées ;
- Appliquer et veiller au respect des procédures internes de l'entreprise.

Profil recherché:
- Formation Bac à Bac +2 en assistanat, gestion administrative ou équivalent ;
- Expérience significative sur un poste administratif polyvalent ;
- Bonne maîtrise des outils bureautiques et informatiques ;
- Aisance relationnelle et rédactionnelle ;
- Sens de l'organisation, autonomie et rigueur ;
- Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément et à respecter les échéances ;
- La connaissance des procédures RH, comptables et ADV serait un véritable atout.

Vous souhaitez intégrer une entreprise structurée et occuper un poste polyvalent au coeur de l'activité ? N'attendez plus, envoyez-nous votre candidature !

Experience: 6 Mois

Compétences: Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données

Qualification: Employé non qualifié

Secteur d'activité: Activités des agences de travail temporaire

• Administration des ventes
• Gestion de l'emploi du temps
• Sens du relationnel
• Reporting
• Logiciels bureautiques
• Rédaction d'appel d'offres
• Autonomie
• Relation client
• Facturation
• Permanence téléphonique
• Sens de l’organisation