Assistant Administratif - Commune de Chirongui H/F - 13

La Commune de Chirongui compte plus de 8920 habitants et elle est communément appelée le carrefour du Sud. Elle est par conséquent un point de passage obligé pour les populations du Sud. Elle compte en son sein des entreprises privées, des administrations publiques, des établissements scolaires ainsi qu'un maillage d'associations sur les 7 villages que comptent la Commune. Elle dispose également des bâtiments administratifs qui sont localisés sur tout l'espace communal. Afin d'assurer une meilleure coordination administrative de notre collectivité, la Commune cherche à recruter un ou une assistant (e ) administratif (ve)
Placé(e) sous l'autorité du directeur de la jeunesse, sports et cohésion sociale, l'assistant (e) administratif (ve) traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif de la direction. Il assure le secrétariat de l'ensemble des services qui compose la direction.

Missions principales :
* Assurer l'accueil physique et téléphonique du public sur leurs demandes
* Réceptionner les courriers,
* Veiller à répondre aux courriers reçus,
* Traiter les dossiers en cours au sein de la direction,
* Veille à la transmission des messages et courriers vers les différents services,
* Assurer ma transmission des courriers et des suivis des demandes,
* Saisir les documents,
* Assurer le classement et l'archivage des documents,
* Assurer la diffusion d'informations à destination des usagers,
* Assurer la planification des actions de la direction et en assure le suivi,
* Participer à la préparation et à la rédaction des convocations, rapports et documents des réunions de la Direction,
* Organiser et assurer le secrétariat des réunions de la direction,
* Veiller à l'organisation des réunions de service,
* Faire le lien avec la Direction générale,
* Suivre les devis et les commandes de la direction,
* Assurer toute activité nécessaire au fonctionnement du service municipal,
Conditions d'exercice
* Travail en bureau,
* Rythme de travail nécessitant de la réactivité et de la disponibilité,
* Horaires réguliers, avec amplitude variable selon les contraintes de service,
* Discrétion professionnelle et devoir de réserve,
* Risque de tensions dans la relation au public
Relations fonctionnelles
* Contacts directs et permanents avec le public,
* Relations fréquentes avec l'ensemble des services,
* Relations éventuelles avec d'autre collectivités