Assistant Administratif au Pôle Prévention - Commune d'Arles H/F - 13

Positionnement
Poste rattaché au Chef de service Formation et Prévention et liens fonctionnels étroits avec les agents du pôle.

Mission
Assurer l'organisation et la prise des rendez-vous du corps médical et paramédical et assurer le lien avec les agents.

Activités

o Assurer l'accueil téléphonique et physique du pôle Prévention des risques professionnels
o Assurer l'organisation des rendez-vous de médecine professionnelle et préventive et les rendez-vous de suivi dans le cadre des accompagnements individuels (parcours professionnels) : courriers et convocations.
o Réaliser le suivi des situations individuelles pour raisons médicales ou non médicales (tableau de bord, préparation et suivi des notes d'affectations et diffusion des avis médicaux)
o Assurer le suivi budgétaire des visites médicales : bons de commande, engagements, factures, remboursements visites PL, etc.
o Assurer les commandes des matériels ergonomiques en lien avec les conseillers en prévention et le référent FIPHP (marchés publics et hors marchés publics)
o Assurer le classement et l'archivage des dossiers suivis
o Participer à l'alimentation et à la mise à jour de l'intranet (procédures internes liées au pôle)

Informations complémentaires éventuelles

o Déplacement occasionnel sur le territoire arlésien dans le cadre de la rencontre avec les directions
o Déplacement occasionnel pour des rencontres avec des partenaires ou organismes externes
o Travail en collaboration avec les autres services de la Direction