Secrétaire Chargé·e d'Accueil Antennes Mda Arles H/F - Maison des Adolescents Nord des Bouches

Mission : Assister l'équipe dans ses missions
- Organiser les réunions d'orientations cliniques et si besoin les synthèses et autres réunions
- Concevoir et rédiger les notes, rapports, comptes rendus, courriers.
- Procéder à la tenue des plannings/agendas du médecin coordinateur
- Procéder à la tenue des dossiers usagers (classement, saisie.)

Mission : Assurer l'accueil des jeunes et de leur famille
- Assurer l'accueil du public physique et téléphonique
- Animer l'espace d'accueil, participer à son aménagement et son entretien
- Faire le suivi des dossiers des jeunes et de leurs familles accompagnées
- Gérer la réception des appels, les rendez-vous
- Collecter les données sur les usagers et renseigner les tableaux de bord de suivi, logiciel d'activité
- Garantir la confidentialité des informations

Mission : Contribuer à la valorisation de l'activité de la MDA
- Mettre à jour des données de suivi d'activité de la structure (tableaux de bord, tableaux de résultats, ...)
- Contribuer à l'élaboration du bilan de l'activité d'accueil/soin
- Saisir et mettre en forme les documents

Mission : secrétariat administratif
- Assurer des tâches administratives selon les besoins de la MDA
- Concevoir et rédiger les notes, rapports, comptes rendus, courriers.
- Classer, archiver, ranger
- Suivre l'état des stocks, identifier les besoins en approvisionnement et établir les commandes avec la secrétaire de direction

Experience: 2 An(s) - En secrétariat médical

Compétences: Code des marchés publics,Piloter la préparation de travaux

Permis: B - Véhicule léger exigé

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Autre accueil ou accompagnement sans hébergement d'enfants et d'adolescents

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.

• Compte-rendu
• Traitement du courrier
• Réactivité