Les missions du poste
Poste rattaché au cabinet du Maire, sous la responsabilité du chef de cabinet et du responsable du Pôle Organisation Protocolaire.MissionsAssure l'organisation d'évènements protocolaires et la gestion administrative du service.1. Organiser les évènements protocolaires- Elaborer le projet de l'évènement en lien avec le chef de cabinet et le responsable de pôle- Assurer les repérages sur sites- Elaborer et diffuser les fiches techniques en lien avec les autres services municipaux ainsi que les outils nécessaires type panneaux ou plaques- Planifier et gérer les réunions de coordination- Gérer l'inscription et la mise à jour des évènements protocolaires sur les agendas- Gérer les invitations :o Réaliser les invitationso Faire valider les invitations aux instances partenaireso Cibler le public à invitero Diffuser les invitationso Centraliser les réponses et élaborer la liste des présents- Elaborer les déroulés- Coordination et supervision de l'évènement sur site- Assurer le rôle de maître de cérémonie lors des commémorations officielles et autres évènements protocolaires- Démarcher les prestataires externes en lien avec le responsable de pôleo Demande de deviso Validation des commandeso Suivi de la facturation 2. Assurer la gestion administrative- Gérer le courrier entrant et sortant- Rédiger les comptes-rendus de réunion- Rédiger les courriers3. Prendre en charge, en l'absence du gestionnaire des salles, le suivi et la gestion des salles d'Honneur, Imbert, des Gardes, des Pas Perdus, de Fêtes, Jean et Pons Dedieu et Saint Césaire- Gérer les demandes urgentes- Elaborer et diffuser les plannings d'occupation des salles- Organiser la mise en place des salles pour les réceptions, évènements protocolaires, réunions et élaborer les fiches techniques quand c'est nécessaire
Le profil recherché
Profil requis- Organisation et méthode- Qualités relationnelles- Discrétion professionnelle- Réactivité- Travail en équipe- Connaissance des us et coutumes du Protocole- Qualités rédactionnelles- Maîtrise des outils informatiques et bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)Disponibilité très élargie
Compétences requises
- Outlook
- Sens du relationnel
- Travail en équipe
- Excel
- Compte-rendu
- Word
- PowerPoint
- Facturation
- Traitement du courrier
- Rédaction de notices techniques
- Réactivité