Chargé de Clientèle - Gestion de Séminaires - Evènementiel H/F - Ibis Styles - Ibis Budget

Au sein de notre établissement comprenant deux hôtels, basé en Arles et dans le cadre du développement de notre activité « séminaires », nous recherchons un Chargé(e) de clientèle H/F en CDI, temps plein, 39h00/semaine, dès que possible.

Sous la supervision du Directeur et du Directeur Adjoint, vous contribuerez à la satisfaction permanente de la clientèle en assurant une prestation de service de qualité et en veillant au bon déroulement des prestations.

Pour cela, vous aurez pour principales missions :

Gestion commerciale, Réception et traitement des demandes :
- Séminaires
- Groupes
- Groupes loisirs hébergement sec

Site internet, sièges, appels entrants, e-mails :
-Qualification des besoins clients et étude de faisabilité
-Élaboration des devis, proforma, options
-Suivi des dossiers clients jusqu'à confirmation
-Relances commerciales
-Prospection locale (entreprises, partenaires)
-Fidélisation de la clientèle existante

Coordination opérationnelle :
-Organisation et planification des événements (séminaires, journées d'étude, groupes)
-Coordination avec les différents services (restauration, réception, hébergement, technique)
-Transmission des informations opérationnelles (fiches de fonction, brief équipes)
- Suivi du bon déroulement des prestations

Accueil suivi sur site :
- Accueil des clients et des groupes sur site
- Présence opérationnelle pendant les événements
-Gestion des imprévus
- Vérification de la conformité des prestations
- Relation client sur place et garant de la satisfaction

Mise en place logistique :
- Préparation et mise en place des salles (dispositions, matériel, signalétique)
- Vérification des équipements (vidéo projecteur, fournitures, produits d'accueil)
- Coordination des demandes spécifiques clients

Développement de l'offre séminaire :
- Proposition et développement d'une offre séminaire, modernisation des salles, des services
- Mise en place d'offres incentive sous-traitées et / ou développées en direct
- Participation à la stratégie tarifaire et à l'amélioration continue des prestations en lien avec la direction du site et les équipes siège

Suivi administratif reporting fin de mois :
- Suivi des dossiers clients
- Facturation en lien avec les services concernés
- Reporting d'activité (CA, taux d'occupation, typologie clients)
- Retex qualitatif et plan d'actions d'amélioration constant

Compétence requises pour le poste :

- Maîtrise des techniques commerciales (devis, relance)
- Capacités d'organisation et de gestion multi-tâches
- Bonne connaissance de l'événementiel et de l'hôtellerie-restauration
- Maîtrise des outils bureautiques (Back You, Opéra Cloud, Symphonie)
- Savoir-être
- Sens du service client et excellent relationnel
- Réactivité et capacité d'adaptation
- Autonomie et sens des responsabilités
- Esprit d'équipe et collaboration transverse
- Rigueur et sens du détail
- Force de proposition et esprit créatif

Experience: 2 An(s)

Compétences: Développement de partenariats,Gestion des coûts et budgetisation,Gestion des plaintes clients,Gestion des relations clientèle,Gestion des urgences,Marketing (mercatique),Planification des événements,Suivi des tendances du marché,Tarification en temps réel (Yield management),Techniques de communication orales, écrites et numériques,Techniques de négociation avancées,Utilisation de logiciels de gestion hôtelière,Créer, organiser ou coordonner un évènement,Accueillir, orienter, renseigner un public,Analyser les besoins des clients pour proposer des services adaptés,Appliquer la législation et la réglementation en vigueur,Assurer le suivi de la satisfaction clients,Concevoir l'aménagement d'espaces,Contrôler la réalisation et les coûts d'une prestation,Définir des besoins en approvisionnement,Développer des partenariats avec des acteurs locaux,Développer et fidéliser la relation client,Former le personnel aux standards de service,Gérer les réclamations ainsi que les litiges commerciaux,Gérer les retours des clients pour améliorer les services,Identifier et sélectionner des fournisseurs, sous-traitants, prestataires,Maintenir la cohésion et la motivation de l'équipe,Maintenir un haut niveau de service client,Mettre en oeuvre la stratégie commerciale de l'entreprise,Optimiser les coûts opérationnels,Participer à l'innovation et contribuer à l'amélioration continue du travail,Relayer le plan d'action commercial auprès de son équipe,Utiliser les outils numériques,Vérifier le taux de réservation et de fréquentation de l'établissement

Langues: Anglais souhaité

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Hôtels et hébergement similaire

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.

• Sens du relationnel
• Accompagnement du client
• Relation client
• Techniques de vente